Dalam hal pengiriman surat dengan isi yang sama seperti surat undangan, surat penawaran, dan lain-lain kepada beberapa orang, diperlukan cara cepat untuk mengerjakannya. Jika surat dibuat satu per satu, tentu ini akan merepotkan. Dalam Word terdapat fasilitas cetak gabung (mail merge) untuk membuat beberapa surat dengan cepat.

Langkah-langkah untuk menggunakan faslitas mail merge adalah sebagai berikut.

Untuk menggunakan fasilitas cetak gabung, terlebih dahulu harus dibuat dua file, yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source). Dokumen utama berisi teks surat dan field-field, sedangkan sumber data berisi data-data yang akan digabungkan ke surat (misalnya nama dan alamat yang dituju).